Create Content Type and Apply Retention Policy on SharePoint Online site to delete files automatically after one year

SharePoint Online

Στο σημερινό άρθρο θα δούμε πως μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα content type και έπειτα πως θα κάνουμε apply retention policy σε αυτό το content type έτσι ώστε τα αρχεία που δημιουργήθηκαν με αυτό το content type μετα από ένα χρόνο αυτόματα να μεταφερθούν σε κάποιο άλλο location

Αρχικά μπαίνουμε στο site της επιλογής μας και επιλέγουμε γρανάζι και site information

Έπειτα επιλέγουμε View all site settings

Επιλέγω site content types

Επιλέγω create για τη δημιουργία του content type

Δίνω όνομα στο νέο content type και έπειτα ένα descritpion για το content type.Επισης επιλέγω να είναι Document content type

Από τα settings του content type ανεβάζω το πρότυπο που επιθυμώ

Στα επόμενα βήματα θα πρέπει να εφαρμόσω το content type σε μια βιβλιοθήκη και έπειτα εφόσον έχω ενεργοποιήσει το Ritention Policy να κάνω τις σχετικές ρυθμίσεις

Στην βιβλιοθήκη επιλέγω Library settings

Επιλέγω advanced settings και αλλάζω την επιλογή Allow management of content types σε yes

Έπειτα από τα site settings επιλέγω add from existing content types

Επιλέγω το content type Που δημιούργησα και πατάω add

Επόμενο βήμα είναι η ενεργοποίηση του retention policy από το site collection features

και επιστρέφω στα library settings και πλέον έχει ενεργοποιηθεί το information management policysettings .Το επιλέγω και έχω

Επιλέγω το CT Share Knowledge Point που είναι το content type Που δημιούργησα και έχω

Δίνω όνομα και desctiption στο policy και εφόσον επιλέξω enable retention ανοίγει το παράθυρο στο οποίο εισάγω το action που είναι delete και προσδιορίζω το χρονικό διάστημα μετα την δημιουργία

Όπως βλέπετε το retention policy έχει γίνει πλέον apply στο content type που δημιούργησα προηγουμένως

Και με αυτό τον τρόπο ότι έγγραφο δημιουργηθεί από το νέο content type μετα από ένα χρόνο θα διαγραφεί