Create Meeting Item in Outlook Calendar Using a SharePoint Online List Item and Power Automate

Power Automate SharePoint Online

Στο προηγούμενο άρθρο σας έδειξα πως με τη χρήση ενός power automate Και μιας custom list του SharePoint μπορείτε να δημιουργήσετε ένα approval procedure .Σήμερα θα δούμε μαζί πως μπορούμε να φτιάξουμε και πάλι με τη χρήση του Power automate και της ίδιας λίστας μια διαδικασία να μπορεί κάποιος με τη δημιουργία ενός List item να κλείνει ένα meeting στο calendar μας

Στη διαδικασία αυτή θα πρέπει να προσθέσουμε στην custom list Μας ακόμα 3 στήλες

Η πρωτη ειναι meeting — με δυναοτητα επιλογης ναι ή οχι

η δεύτερη στήλη είναι ημερομηνία έναρξης του meeting τύπου date Και η τρίτη στήλη ημερομηνία λήξης τύπου date

Επιλέγω create new item Και συμπληρώνω τη φόρμα

Πριν τη συμπλήρωση της φόρμας έχω μεταφερθεί στη σελίδα του Power automate και έχω επιλέξει από τα templates to Book a new calendar event after a new SharePoint List item is created.

Εφόσον έχω δημιουργήσει το Power automate θα πρέπει να κάνω κάποιες αλλαγές στο automate

Όπως βλέπετε έχω επιλέξει το site Και μετα την λίστα μου

στο πρώτο condition έχω βάλει το Meeting value να είναι ναι οπότε όταν κάποιος εισάγει ναι στο meeting value το automate θα επιλέξει την αριστερή ροή και θα δημιουργήσει ένα item στο calendar με timezone Αθήνας και ημερομηνία έναρξης και λήξης του meeting ίδια με αυτή της εισαγωγής στη λίστα μου

κάνω save Και test στο automate Και πλέον μπορώ να συμπληρώσω τη φόρμα μου στη SharePoint List όπως υπέδειξα στην αρχή του άρθρου

Εάν μεταφερθώ στο Calendar του Outlook θα δω ότι τελικά έχει δημιουργηθεί ένα Item στις 15 Ιουλίου που είναι το meeting που ζήτησα από την SharePoint List

Είναι προφανές ότι μπορώ να κάνω αυτή τη διαδικασία πιο πολύπλοκη συνδυάζοντας και ένα approval έτσι ώστε να μην μπορεί κάποιος να στέλνει meeting requests Και να γίνονται όλα αποδεκτά όπως επίσης μπορώ να προσθέσω και αλλά πεδία στη φόρμα μου όπως τίτλος διάρκεια του meeting και που θα δώσουν μια πιο επαγγελματική προσέγγιση σε αυτή τη λύση που σας προτείνω για την διαχείριση των συναντήσεων σας