Set Up Metadata Navigation for List or Library

SharePoint On Premise SharePoint Online

Στο άρθρο που ακολουθεί θα σας δείξω πως μπορούμε να ενεργοποιήσουμε το metadata navigation σε μια σελίδα SharePoint και να το εφαρμόσουμε filetring με βάση τα metadata σε μια βιβλιοθήκη η σε μια λίστα της σελίδας αυτής

Αρχικά πηγαίνουμε στη σελίδα που θέλουμε να εφαρμόσουμε το metadata Navigation

θα πρέπει να πάμε στα site settings και επιλέγουμε Manage Site Features

Εντοπίζουμε και ενεργοποιούμε το Metadata Navigation and Filtering

Έπειτα θα πρέπει να μεταβούμε και πάλι στα site settings και αυτή τη φορά να επιλέξουμε Site Content Types

Θα πρέπει εμείς να δημιουργησουμε το content type που θέλουμε

Για παράδειγμα θα κάνουμε ένα content type Document Classification

και θα προσθέσουμε columns με βάση τις εισαγωγές που θέλουμε να κάνουμε στο document

Στο παράδειγμα μας έκανα 3 διαφορετικές στήλες με Department

Documet Classification και Department Documet Classification

Έπειτα θα πρέπει να μεταβούμε στη βιβλιοθήκη που θέλουμε και μετά στα settings της βιβλιοθήκης

Επιλέγουμε advanced Settings

και ενεργοποιούμε τα content types

Έπειτα επιστρέφουμε στα settings και επιλέγουμε add from existing content type

Επιλέγουμε και περνάμε το Document Classification στα δεξιά

Μετά μεταβαίνουμε στο Metadata Navigation Settings

Επιλέγουμε και περνάμε τις στήλες που φτιάξαμε πιο πριν

Όπως βλέπετε πλέον έχω στα αριστερά τα metadata και μπορώ να έχω filtering με βάση τα metadata που θα περνάω σε κάθε document που θα ανεβάσω στη βιβλιοθήκη μου

Ανεβάζω λοιπόν 2 αρχεία ένα class a και ένα class b

εάν λοιπόν πατήσω very important το φίλτρο επιστρέφει μόνο το class a

Αν επιλέξω class b επιστρέφει μόνο το class b

Έτσι λοιπόν καταλαβαίνετε πόσο σημαντική είναι η χρήση metadata στα έγγραφα ,για να μπορούμε αργότερα να φιλτράρουμε και εύκολα να βρίσκουμε τα αρχεία ανά κατηγορία ταξινόμησης που έχουμε επιλέξει για την εργασία μας .

Share knowledge with your friends !!!